Un mandat de chasse de têtes, semaine par semaine : ce que vous devriez exiger de votre firme

La chasse de têtes souffre d’un problème de lisibilité. Beaucoup de clients ont vécu l’expérience suivante : un mandat confié, puis trois semaines de silence, puis deux curriculums vitæ envoyés par courriel avec un commentaire enthousiaste. Impossible de savoir ce qui a été fait, combien de personnes ont été approchées, ni pourquoi celles-là plutôt que d’autres.

Un mandat sérieux ne fonctionne pas ainsi. Il se déroule selon un échéancier annoncé, avec des livrables à chaque étape et des points de suivi fixes. Voici à quoi ressemblent les huit à dix premières semaines d’un mandat, et les questions à poser avant de signer quoi que ce soit.

Vue d’ensemble

Semaine 1 : le cadrage décide du mandat

C’est l’étape la plus négligée et la plus déterminante. Un cadrage sérieux ne consiste pas à relire une description de poste existante. Il consiste à répondre à des questions que l’organisation ne s’est pas toujours posées : qu’est-ce que cette personne doit avoir accompli dans douze mois pour que l’embauche soit un succès ? Quelles décisions pourra-t-elle prendre seule ? Qui a échoué dans ce rôle auparavant, et pourquoi ? Quelles sont les trois contraintes réelles du poste dont on ne parle pas dans l’affichage ?

Le livrable est un profil de recherche écrit, validé par le client, qui précise le périmètre de responsabilités, les secteurs et entreprises cibles, les compétences non négociables, celles qui sont souhaitables, et la fourchette de rémunération assumée. Tant que ce document n’est pas signé, aucune approche ne devrait commencer : chaque appel fait sur la base d’un cadrage flou est un appel à refaire.

Semaines 1 et 2 : la cartographie

Avant d’approcher, on identifie. La cartographie établit la liste des organisations où le profil existe, puis la liste nominative des personnes qui y occupent le rôle équivalent, avec leur ancienneté et leur contexte. C’est un document que vous devriez recevoir, pas un travail invisible.

Sa valeur dépasse le mandat en cours. Elle vous dit combien de personnes font réellement ce travail dans votre territoire. Si le bassin réel compte vingt-deux personnes et que huit sont chez des concurrents directs qu’aucune clause ne vous permet d’approcher, la conversation sur les attentes change immédiatement, et pour de bonnes raisons.

Semaines 2 à 5 : l’approche directe

C’est le cœur du travail, et c’est là que la transparence compte le plus. Chaque semaine, vous devriez recevoir un rapport indiquant le nombre de personnes approchées, le nombre de conversations tenues, les refus avec leurs motifs, et les profils en cours de qualification. Les motifs de refus sont l’information la plus utile du mandat : ils vous disent si votre offre est mal positionnée, si le titre ne correspond pas à la réalité du rôle, ou si le marché est simplement plus étroit que prévu.

• Personnes approchées et personnes rejointes, en chiffres.

• Conversations tenues et durée moyenne des échanges.

• Refus et motifs : rémunération, localisation, mobilité, moment, périmètre du rôle.

• Profils en cours d’évaluation et prochaines étapes prévues.

• Signaux du marché qui justifieraient un ajustement du profil de recherche.

Semaines 3 à 6 : les entrevues de sélection

Un candidat ne devrait jamais arriver devant vous sans avoir été rencontré en profondeur. Cette entrevue vise à valider quatre choses : la réalité du parcours, la nature exacte des responsabilités exercées, la motivation véritable du changement, et les attentes concrètes en matière de rémunération, de mobilité et de délai de disponibilité.

Semaines 5 à 7 : la présentation

Une bonne présentation n’est pas un envoi de curriculums vitæ. C’est une liste restreinte, généralement de trois à cinq personnes, chacune accompagnée d’un dossier : sommaire du parcours validé, adéquation au profil de recherche point par point, motivations, attentes salariales, réserves éventuelles et recommandation explicite du consultant. Les réserves sont aussi importantes que les arguments favorables : une firme qui ne vous présente que des forces ne vous aide pas à décider.

Semaines 6 à 8 : vos entrevues

Le rôle de la firme ici est double : coordonner la logistique pour que le processus reste rapide, et récolter une rétroaction structurée après chaque rencontre, des deux côtés. Un candidat qui ressort mitigé d’une entrevue le dira à un tiers bien avant de le dire à un futur employeur. C’est souvent à ce moment qu’on sauve un mandat.

Semaines 7 à 9 : évaluation et références

Pour les rôles de direction et de gestion, l’évaluation psychométrique certifiée vient compléter le portrait : style de leadership, gestion du stress, mode de décision, compatibilité avec l’équipe en place. Les références sont prises sur une liste convenue, auprès d’anciens supérieurs, pairs et subordonnés, avec des questions structurées. Les vérifications d’antécédents et de diplômes se font à cette étape, jamais après l’offre.

Semaines 8 à 10 : l’offre

La négociation est la phase où se perdent les mandats mal accompagnés. Un intermédiaire peut tester une hypothèse sans engager l’organisation, anticiper une contre-offre de l’employeur actuel, et préparer le candidat à la conversation de démission. Les refus de dernière minute sont presque toujours le symptôme d’un travail insuffisant à cette étape.

Après l’embauche : le suivi

Un mandat ne se termine pas à la signature. Des points de contrôle à trente, soixante et quatre-vingt-dix jours permettent de corriger ce qui doit l’être pendant que c’est encore facile. C’est aussi la période couverte par la garantie d’embauche, et une firme qui offre une garantie a intérêt à ce que l’intégration réussisse.

Les questions à poser avant de signer

• Combien de mandats mon consultant mène-t-il en parallèle en ce moment ?

• Recevrai-je la cartographie nominative du marché, et sous quelle forme ?

• À quelle fréquence recevrai-je un rapport d’avancement, et que contiendra-t-il ?

• Les motifs de refus des candidats approchés me seront-ils communiqués ?

• Qui réalise les entrevues de sélection : le consultant qui a pris le mandat, ou quelqu’un d’autre ?

• L’évaluation psychométrique et les vérifications sont-elles incluses ?

• Quelle est la garantie d’embauche, et que couvre-t-elle exactement ?

Chez Kernel Solutions, ces réponses sont écrites avant le début du mandat, et nos consultants travaillent un nombre restreint de recherches à la fois précisément pour pouvoir les tenir. Un processus clair n’est pas une formalité administrative : c’est ce qui vous permet de savoir, à tout moment, où en est la recherche du poste le plus important de votre organisation.